Perpustakaan : Riwayatmu Kini

Pendahuluan

Salah satu isu penting dalam dunia perpustakaan di era informasi ini adalah isu tentang Pelestarian Materi Digital (Digital Preservation). Perpustakaan sebagai institusi yang melakukan kegiatan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian, dan penyebaran pengetahuan dan budaya, berperan penting dalam melakukan pelestarian materi digital. Di era informasi, pemanfaatan teknologi informasi untuk mempermudah berlangsungnya kegiatan-kegiatan di perpustakaan merupakan sebuah kebutuhan terutama untuk perpustakaan dengan jumlah koleksi yang besar. Apalagi bila sebagian atau seluruh koleksi perpustakaan tersedia dalam format digital (Digital Library), maka kegiatan melestarikan materi digital menjadi suatu hal yang tak dapat dihindari lagi atau menjadi suatu keharusan. Hal itu karena menyangkut keberadaan dan keberlangsungan nilai-nilai informasi. Sebuah Informasi menjadi bernilai apabila mudah dicari dan ditemukan kembali. Pelestarian materi digital dimaksudkan agar informasi yang tersimpan dalam format digital dapat diakses dengan mudah dan tersedia dalam jangka waktu yang selama-lamanya (accessible and yet well preserved).

Apa itu Materi Digital?

Yang dimaksud materi digital adalah koleksi dalam dalam bentuk non print atau soft copy baik yang diperoleh dari alih media atau sudah dalam bentuk digital (born digital). Barclay W. Ogden dalam The Preservation Perspective sebagaimana dikutip oleh Susan L.Lazinger (2001) membagi materi digital menjadi dua, yaitu :

1. Natively Digital (born digital)

Yaitu materi yang dibuat sebagai materi digital dan akan digunakan serta dipertahankan sebagai materi digital.

2. Digitized Material

Yaitu materi digital yang dibuat dari hasil konversi dari dokumen atau media lain ke dalam bentuk format elektronik. Misalnya lukisan yang dipotret dengan kamera digital atau sebuah buku yang discan untuk dijadikan buku elektronik.

Pelestarian materi digital berbeda dengan pelestarian bahan pustaka tercetak. Kandungan informasi pada bahan pustaka tercetak dapat dilestarikan dengan merawat fisik kertas dan kemasannya, sedangkan informasi digital tidak saja melekat pada objek fisiknya, tetapi juga merupakan sesuatu yang harus dijalankan dengan memakai suatu perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Dengan demikian, pelestarian materi digital tidak semata-mata dengan cara melestarikan objek fisiknya, tetapi juga dengan cara menjamin penggunaan mesin dalam ruang waktu yang sepanjang mungkin.

Sedangkan perkembangan teknologi khususnya di bidang teknologi informasi yang begitu cepat, sulit menjamin tetap adanya perangkat keras dan perangkat lunak yang abadi sepanjang masa. Sebagai perbandingan, buku dengan kertas kualitas prima dapat bertahan hingga 500 tahun sedangkan berkas PDF di hardisk atau halaman Web selalu memerlukan perangkat lunak versi terbaru setiap 2 tahun atau kadang-kadang kurang dari itu (Pendit 2008). Berkas komputer yang beberapa masa lalu disimpan dalam floppy disk, mungkin saat ini berkas tersebut tidak bisa dibaca lagi karena sudah sangat jarang –bahkan dapat dikatakan tidak diproduksi lagi- floppy disk ditemukan. Begitu juga dengan CPU yang menyediakan fasilitas floppy disk, sangat jarang ditemukan lagi.

Dengan demikian, beberapa hal yang mendorong perlunya melakukan pelestarian materi digital adalah :

1. Informasi dalam bentuk materi digital sulit bertahan dalam jangka waktu lama.

Hal itu disebabkan karena:

a. Kadaluarsanya perangkat lunak dan perangkat keras yang dipakai untuk membaca materi digital karena perkembangan teknologi yang pesat.

b. Kerusakan mekanis pada perangkat keras

c. Serangan virus dan hacker

2. Materi digital bila hilang, terjadi secara tiba-tiba tanpa ada warning sebelumnya dan hilangnya materi digital tanpa bekas ( permanently)

3. Masalah-masalah yang berkaitan dengan keotentikan (authenticity) naskah dan hak cipta (authorship) materi digital lebih kompleks dibandingkan dengan bahan pustaka tercetak karena materi mudah diubah oleh siapa saja dan dapat dicopy secara luas.

Bentuk-bentuk Materi Digital Saat ini

Tipologi bentuk materi digital saat ini sangat banyak dan beragam. Pengelompokkan bentuk-bentuk materi digital (terbitan elektronik) pada awalnya terdapat di dalam laporan the British Library Working Party untuk terbitan elektronik, 1994. Bentuk-bentuk itu seperti : CD-ROM, Magnetic tapes (piringan hitam, hard disks, floppy disk), Electronic Books, Online Databases, Electronic Mail, Network Publishing, Jurnal elektronik, Bulletin Boards, Document Delivery, Open Learning Materials (bahan-bahan pembelajaran baik dalam bentuk tercetak, rekaman video, audio tape, dan program computer yang terdapat di perpustakaan umum).

D.G. Law (Lazinger 2001) membaginya menjadi 4 kategori, yaitu terbitan komersial, kertas kerja, data umum, dokumen-dokumen ilmiah. Perpustakaan Universitas Michigan membaginya ke dalam bentuk : karya rujukan, jurnal, data spasial dan peta, koleksi khusus dan pameran, multimedia, ,buku-buku dan teks elektronik, surat kabar, statistic dan data, gambar-gambar visual.

Materi Digital yang Perlu Dilestarikan

Kelimpahruahan informasi saat ini termasuk materi digital membuat pustakawan harus memilih materi digital yang manakah yang harus dilestarikan. Di dunia pendidikan tinggi dan penelitian, terlihat fenomena produksi materi digital untuk keperluan penelitian dan pengajaran semakin meningkat sejak komputer digunakan secara luas. Dosen banyak menghasilkan tulisan yang born digital. Mahasiswa mengirimkan hasil karyanya kepada dosen melalui e-mail. Skripsi, thesis, dan disertasi banyak yang dibuat dalam format digital (born digital). Kegiatan penelitian dan pengajaran dalam bentuk materi digital juga meningkat pesat. Perpustakaan Perguruan Tinggi sekarang banyak yang melanggan jurnal digital (e-journal) untuk sivitas akademika.

Apakah semua materi digital itu harus dilestarikan ? Susan Feldman dalam “It Was Here a Minute Ago,” (Lazinger 2001) menulis: “…preserve whatever you can, particularly if no one else is preserving it…” Pernyataan Susan itu akan menimbulkan masalah baru jika semua materi digital disimpan tanpa ada kriteria, yaitu masalah biaya yang cukup besar untuk penyediaan server dan pemeliharaannya.

Sebagai perbandingan, dapat dilihat batasan dan kriteria yang diberikan perpustakaan-perpustakaan di Amerika Serikat, Inggris, dan Canada, terhadap materi digital yang perlu dilestarikan, baik dari kalangan perpustakaan perguruan tinggi maupun perpustakaan nasional.

Perpustakaan Nasional Canada (National Library of Canada = NLC) memberikan prioritas pelestarian materi digital terhadap :

· Terbitan-terbitan elektronik terbaru yang tidak tersedia dalam bentuk tercetak

· Materi digital yang lengkap hasil konversi dari materi analog

· Terbitan-terbitan elektronik yang sama dengan terbitan terbaru dalam bentuk tercetak

Karena terbatasnya anggaran NLC saat itu, maka NLC tidak mencantumkan OPAC, pangkalan data, dan komunikasi-komunikasi publik yang dikirim melalui jaringan seperti email dalam kriteria yang diberikannya.

AHDS (The Arts and Humanities Data Service) di Inggris memberikan prioritas pelestarian terhadap :

· Sumber-sumber data formal dan informal yang dibutuhkan dan dicari pengguna.

· Kebutuhan-kebutuhan formal dan informal terhadap trend-trend penelitian dan pengajaran

· Kebutuhan terhadap pengembangan koleksi dengan topik-topik tertentu.

Florida International University mendaftar criteria yang hampir sama dengan criteria yang diberikan AHDS, namun lebih menekankan pada pengembangan koleksi khusus yang paling banyak digunakan oleh kelompok pengguna tertentu.

Kegiatan Pelestarian Materi Digital

1. Membuat Sistem Back-Up terhadap file-file di computer.

Membuat lebih dari 1 copy untuk setiap file dalam format yang berbeda, seperti di dalam di cd, dvd, di internet (contoh fasilitas document di Google), eksternal hard drive dan menyimpan copynya di lokasi fisik yang berbeda.

2. Preservasi teknologi (technology preservation)

Yaitu perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang dipakai untuk menjalankan materi digital tertentu. Sebagaimana diuraikan di atas bahwa isi materi digital dapat ‘hilang’ karena mesin dan programnya kadaluarsa. Kegiatan preservasi teknologi bisa menjadi mahal karena perangkat yang kadaluarsa tadi sudah hilang dari pasaran dan bila ada komponen yang rusak sulit mencarinya

3. Pembaharuan atau penyegaran (refreshing)

Yaitu pemindahan data dari satu media ke media lain dengan memperhatikan usia media. Misalnya data dari pita magnetic dipindahkan ke floppy disk. Kemudian ketika teknologi CD-ROM hadir, data itu dipindahkan lagi dari floppy disk ke CD. Setelah itu ketika teknologi hardisk semakin canggih dan muncul flashdisc, data itu dipindahkan dari CD ke hardisk dan flashdisc. Begitu seterusnya.

4. Migrasi dan format ulang (migration and reformatting)

Yaitu format ulang data agar sesuai dengan versi terbaru dari hardware dan software computer. Kegiatan migrasi ini harus dilakukan dengan hati-hati karena selalu ada kemungkinan perubahan (pengurangan) data.

5. Emulasi (emulation)

Yaitu pembuatan ulang secara berkala terhadap program computer tertentu agar dapat terus membaca data digital yang tersimpan di dalam berbagai format dari berbagai versi. Kegiatan ini membutuhkan kemampuan teknologi yang cukup tinggi di pihak penyelenggara preservasi. Lebih mudah jika produsen teknologi ikut membantu.

6. Arkeologi digital (digital archeology)

Yaitu penyimpanan media digital tanpa melakukan migrasi atau emulasi. Resikonya data itu tidak akan terbaca di masa depan.

7. Mengubah data digital menjadi analog (misalkan menjadi bentuk tercetak) terutama untuk materi digital yang sulit diselamatkan dengan cara-cara di atas

BIBLIOGRAFI

Deegan, Marilyn and Simon Tanner (editor). 2006. Digital Preservation. London : Facet Publishing.http://www.blogger.com/img/blank.gif

Forde, Helen. 2007. Preserving Archives. London : Facet Publishing.

Lazinger, Susan S. 2001. Digital Preservation and Metadata. : History, Theory, Practice. Englewood : Libraries Unlimited

Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital dari A sampai Z. Jakarta : Cita Karyakarsa Mandiri.

Pendit, Putu Laxman, dkk. 2005. Perpustakaan Digital : Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia. Depok : Universitas Indonesia.

Lebih lanjut materi ini dapat dilihat di kuliah.yarsi.ac.id